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Comment bien s’organiser lorsque l’on est freelance ?

Comment bien s’organiser lorsque l’on est freelance ?

Comme pour n’importe quel entrepreneur, être freelance signifie devoir gérer seul de nombreux aspects de son activité : administratif, prospection… et bien entendu ses missions ! Si l’on ne fait pas attention, il est facile de se faire submerger par la charge de travail que cela induit. C’est pourquoi il est nécessaire de bien savoir s’organiser.

Voici quelques astuces qui vous permettront d’apprendre à gérer votre quotidien efficacement, afin d’être le plus productif possible.

Apprendre à être multitâches

Être multitâches ne signifie pas tout faire en même temps. Bien au contraire, il est nécessaire de savoir organiser sa charge de travail intelligemment, afin d’être capable de réaliser tout ce que l’on a à faire dans les délais que l’on s’est fixé.

Pour cela, il est important de respecter et appliquer plusieurs grands principes dans son quotidien.

Compartimenter son attention

Le risque est grand, surtout lorsque l’on a beaucoup de choses à faire, de ne pas réussir à se concentrer. Notre cerveau divague et pense à tous les sujets que l’on doit traiter en même temps.

Malheureusement pour lui (et pour nous), celui-ci ne fonctionne pas de manière optimale lorsqu’il s’agit de gérer plusieurs tâches en simultané. Il est nécessaire pour être productif de se concentrer à 100% sur une tâche ou un sujet à la fois, sur une période donnée.

Dans cette optique, différentes méthodes ont vu le jour au fil des années afin de nous aider à compartimenter notre attention et nous organiser.

Voici 3 méthodes simples à appliquer dès maintenant :

  • La technique Pomodoro. Celle-ci consiste à travailler non-stop sur un sujet pendant 25 minutes. Prenez ensuite une pause de 5 minutes pendant laquelle vous vous déconnectez totalement, puis repartez sur une autre session de 25 minutes et ainsi de suite.
  • La méthode “Getting Things Done”. Inventée et popularisée par David Allen dans son livre du même nom, cette méthode découpe en 5 paliers le traitement des tâches : collecter, traiter, organiser, réviser ou encore agir. Elle permet d’organiser efficacement son temps et ainsi de ne pas s’éparpiller face à votre charge de travail.
  • La matrice Eisenhower. Cette matrice permet de classer ses tâches en fonction de leur urgence, ce qui permet par la suite de savoir sur quels sujets se concentrer en priorité. Elle regroupe les actions à effectuer sous quatre catégories : importantes et urgentes, importantes mais pas urgentes, non importantes mais urgentes ou encore non importantes et non urgentes.

Quelque soit la méthode que vous choisirez, n’oubliez pas que le plus important est de ne pas s’éparpiller. Ces dernières vous aideront à organiser votre temps et votre charge de travail.

Savoir compartimenter son attention est une première étape, mais encore faut-il avoir la “matière” pour s’organiser.

Avoir une parfaite visibilité sur son reste à faire

Avoir la capacité à tout moment de connaître l’état de sa charge de travail passe par l’établissement précis d’une liste de tâches.

Établir une To-Do list exhaustive et à jour

Une méthode facilement applicable est de regrouper au sein d’un même document l’ensemble des tâches que vous avez à faire pour la journée, ou la semaine. Ne réfléchissez pas, écrivez tout ce qu’il vous passe par la tête. L’essentiel est que l’information soit retranscrite en un même endroit.

Celle-ci peut prendre différentes formes : post-its, fichier excel, tableau trello… Assurez-vous cependant de maîtriser l’outil choisi et que celui-ci soit facile à consulter. Inutile de réaliser une liste de tâches si vous n’êtes pas capable de la mettre à jour fréquemment.

Une fois que vous aurez répertorié l’ensemble des choses nécessitant votre attention, il en restera plus qu’à les organiser avec la méthode Getting Things Done et la matrice d’Eisenhower.

Utiliser les bons outils

Bien que les différentes méthodes d’organisation abordées dans cet article puissent être mises en place sans prérequis particuliers, une manière d’améliorer encore un peu plus sa productivité est d’utiliser des outils dédiés.

L’utilisation d’applications de gestion de projets ou des tâches, de suivi du temps de travail par exemple, permettent de gagner du temps grâce à de nombreuses automatisations.

Elles permettent également de s’y retrouver plus facilement et d’améliorer son efficacité au sein d’une interface claire et intuitive (plus intuitive que votre post-it).

Nous venons de le voir, assurer une rigueur dans votre mode de travail ainsi qu’une bonne organisation de vos tâches est la clé de votre efficacité. Cela vous permettra de rester organisé et serein, prêt à affronter le quotidien d’indépendant !

A propos de l'auteur

Emily Mclaren

Chef de projet marketing et Communication chez Freelance.com, mon immersion dans le monde de l’entreprenariat m'a poussé à beaucoup m'informer à ce sujet. La grande qualité des articles dont j'ai eu la chance de parcourir m'ont motivé à me lancer dans la veille et la rédaction de mon propre contenu dans l’univers du freelancing.

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