“La phobie administrative diminue, voire disparaît, à partir du moment où l’on sait tout ce qui va nous arriver comme obligations dans une année” Antoine Legendre, fondateur de Freebe.
Une bonne gestion administrative est essentielle pour les freelances. Elle permet d’éviter les retards de paiement, de vous protéger légalement et de travailler avec sérénité. Pourtant, entre tout ce qu’il faut savoir et toutes les démarches à réaliser, il n’est pas facile de s’y retrouver. On vous propose donc 5 conseils pour mieux vous en sortir avec votre gestion administrative !
Merci à Stéphanie Joncart, alias J’aime La Paperasse, ainsi qu’à Antoine Legendre, fondateur de Freebe, pour leur aide dans la rédaction de cet article. Profitez de leurs nombreux conseils avec le replay du Café Freelance pour être un freelance dans les règles !
Préambule avec Laëtitia Vitaud
La phobie administrative, sources et conséquences
La phobie administrative est quelque chose de très présent chez les freelances. Il s’agit de ce sentiment d’être submergé, de ne pas pouvoir réagir, d’être paralysé à l’idée de devoir faire des tâches administratives. Cette phobie peut tirer sa source de nombreuses appréhensions : la crainte de mal faire son administratif, de devoir payer des indemnités, d’être trop chronophage, etc.
Les freelances recoivent plus de “paperasse” que les salariés, c’est un fait. En autonomie, ils ne peuvent se défiler ou retarder l’échéance, sous peine de devoir ensuite en payer les conséquences (monétaires ou légales). L’administration française n’aidant pas, par son manque de simplicité ou d’accessibilité, c’est en trainant les pieds que beaucoup de freelances réalisent leur gestion administrative.
Certains pays n’ont pas ce problème de phobie administrative, car leurs systèmes administratifs sont différents. On peut comparer le système française au modèle d’une des meilleures gestion administrative reconnue en Europe : celle de l’Estonie. Comment ce pays arrive t-il à rendre l’administratif intuitif ?
Premièrement, tout est digitalisé. Quand on travaille dans le pays, on possède un statut de “E-résident” qui nous suit tout au long de notre travail. La création de société est facilitée car tout est réalisable en ligne. Les démarches sont classées, regroupées dans un seul endroit, ce qui permet d’éviter de se perdre dans les dédales administratifs.
Très éloigné de ce fonctionnement, en France il faut apprendre à gérer son administratif en connaissant tous les rouages de la législation : vos droits comme vos devoirs administratifs.
Connaître et comprendre, c’est justement le premier point que nous allons aborder dans ce top 5 des conseils pour mieux appréhender votre gestion administrative. Car en prenant le temps de connaître et d’appréhender le système français, on se rend compte que l’on a surtout peur de l’administratif par projection.
5 ASTUCES POUR MIEUX GERER VOTRE ADMINISTRATIF
1. Vous renseigner suffisamment et comprendre l’administration
La gestion administrative est souvent vue comme une corvée pour les freelances. Pourquoi ? On s’impose nos propres barrières en disant que ce sont des tâches trop complexes et chronophages. Pourtant, il y a un facteur motivation qui est très important au démarrage. Au début, on parlera de résignation, mais plus vous ferez l’effort de comprendre comment cela fonctionne, et plus vous accepterez de devoir faire cette gestion administrative.
La méconnaissance de l’administration conduit à en avoir peur. La première année est souvent la plus difficile car on ne sait pas comment cela fonctionne. Les années suivantes seront bien plus simples que la première.
Si vous souhaitez être accompagné, le plus intéressant est de vous renseigner auprès de spécialistes : experts comptables, outils de facturations comme Freebe, mais aussi par le biais de votre réseau professionnel et des autres freelances qui vous entourent. Cela vous permettra d’éviter les erreurs les plus courantes au démarrage de votre activité.
La gestion administrative doit être perçue comme un investissement et non une charge. Plus vous prendrez de temps à l’appréhender et plus cela sera facile à traiter par la suite.
Antoine a lancé Freebe, un outil de gestion complet pour permettre aux freelances d’automatiser la gestion administrative de leur activité.
Freelance depuis plus de 10 ans, il a conçu cette solution après avoir cherché en vain un outil pour gérer son activité professionnelle.
Antoine Legendre | Product Designer et fondateur de @Freebe
Les erreurs les plus courantes à éviter, expliquées au Café Freelance par Stéphanie Joncart
Stéphanie s’est donnée pour mission de rendre l’administratif clair et accessible grâce à des formations dédiées aux (futurs) indépendants. Depuis 2019, son organisme de formation “J’aime la paperasse” a ainsi aidé plus de 200 entrepreneurs à se lancer.
Stéphanie Joncart | Formatrice en création & gestion d’entreprise @jaimelapaperasse
2. Les erreurs classiques à éviter
Voici quelques erreurs à éviter lors du lancement de votre activité freelance :
1. La date de lancement de votre activité doit être réfléchie. Privilégiez le début d’un cycle trimestriel pour réfléchir en amont au paiement de votre année fiscale. Évitez donc les mois comme Novembre ou Décembre, vous perdriez un ou plusieurs mois de votre année comptable. Faites également attention de ne pas vous précipiter. Vérifier vos allocations chômage pour faire une transition sans perdre d’argent.
2. Pensez à demander vos droits à l’ACRE (Aide à la Création ou à la Reprise d’Entreprise). Cette aide vous permet une réduction des cotisations sociales de 50% sur votre première année comptable. Vous disposez d’un délai de 45 jours pour faire la demande qui n’est pas automatisée pour les micro-entreprises. Passé ce délai, il sera impossible d’en faire la demande.
3. Anticipez la CFE (Cotisation Foncière Entreprise). Vous n’êtes pas prévenu que cette cotisation existe, vous recevez un email pour vous indiquez que vous avez dépassé le délai. Cette cotisation dépend de la fiscalité locale de votre lieu de travail. N’hésitez pas à questionner vos impôts locaux pour connaitre les tranches des taxes. Vous pouvez aussi questionner les freelances de votre région. Pour devoir payer cette cotisation, vous devez avoir réalisé un minimum de 5000€ sur votre année.
4. La déclaration de votre chiffre d’affaires doit se faire uniquement sur les factures encaissées. Lorsque vous facturez mais que vous n’encaissez pas tout de suite, pensez à ne pas inclure ces factures dans votre CA. En tant que freelance,vous ne devez déclarer que ce que vous avez encaissé pour ne pas payer des cotisations sur les factures non encaissées.
3. Choix et changement de statuts
Il n’existe pas de statut parfait pour le freelancing. Il faut étudier les différents statuts adapté à votre activité et personnalité.
La micro entreprise est le statut le plus répandu mais il ne couvre pas forcément tous vos besoins. Si vous avez beaucoup de sous-traitance dans votre travail par exemple, cela ne sera pas forcément le statut le plus adapté. D’autres statuts comme le portage salarial sont aussi proposés et proposent d’autres avantages (statut sécurisant, protection sociale, cotisations, aide à la gestion administrative, etc.)
Lorsque vous souhaitez changer de statuts vous devez également vous poser les bonnes questions en amont :
> Dois-je gérer de la sous-traitance ?
> Quels sont les plafonds autorisés par mon statut ?
Avec une mauvaise anticipation, vous risquez de payer des pénalités. Ce plafond doit être dépassé deux années consécutives pour devoir changer de sa statut, pensez à vous renseigner si vous le dépasser une première fois.
4. Préparez-vous aux 3 grandes périodes d’imposition
1. L’impôt sur le revenu
Choisissez en conscience si vous faites un versement libératoire (mensuel et automatique) ou trimestriel (paiement d’acomptes pendant votre année d’activité. Ce montant pourra changer avec la régularisation de fin d’année, en positif comme négatif.
2. La Cotisation Foncière des Entreprises
Pour payer votre CFE, vous devez créer votre espace professionnel sur le site des impôts. Lors de votre dernier rappel si vous êtes en retard, vous n’aurez pas le temps de créer votre espace à ce moment là car vous devez confirmer votre inscription grâce à un code de sécurité, recevable par courrier postal. Vous n’avez pas à payer cette cotisation la première année, prenez de l’avance en vous inscrivant dès la première année.
3. L’application de la TVA :
Si vous dépassez les 34400 euros pendant 2 années consécutives : Vous êtes soumis à la TVA le 1er janvier de l’année suivante.
Si vous dépassez les 36500 euros, le mois de votre dépassement, vous serez soumis à la TVA dès le 1er jour du mois suivant.
Soyez attentifs aux tarifs que vous indiquez à vos clients, si le montant de la TVA diffère et que vous devez redemander une facturation, cela peut être mal perçu.
5. Traquez la facturation de votre temps
On ne cesse de le répéter, mais votre tarif doit être assez élevé pour assurer une bonne pérénité à votre activité sur du long termes.
Pour cela, prenez en compte dans votre tarification :
1. Vos sources d’impositions. Anticipez-les et intégrez-les dans vos factures
2. Prévoyez également 10% à 30% de marges pour vos périodes de creux et vos imprévus (changement de matériel par exemple).
3. Enfin, calculez la rémunération directe que vous souhaitez avoir. Prenez en compte le nombre de jours facturables, vos besoins et vos attentes les plus réalistes.
L’outil de time tracking développé par Freebe
Pour définir avec précision votre Taux Journalier Moyen, il faut traquer votre temps (même si vous facturez au forfait, vous devez ramener à un taux journalier pour savoir si vous aurez une bonne facturation).
Différents outils vous permettent de le faire, le plus connu étant Toggl Track. Freebe.me le propose également avec son outil intégré.
En conclusion
Une bonne gestion administrative, c’est avant tout une question de connaissance et d’anticipation. Vous disposez de nombreuses ressources pour vous aider à y voir plus clair : des accompagnements personnalisés avec Stéphanie Joncart, des plateformes comme Freebe.me, des événements comme les Cafés Freelance ou encore des sociétés de portage salarial.
Soyez au clair avec vos périodes d’imposition et mettez-vous des rappels. Traquez votre temps pour découvrir le TJM qui vous conviendrait le mieux. Vous avez maintenant les clés pour appréhender un peu mieux votre gestion administrative. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à les poser en commentaire !
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La team Café Freelance
