Si le statut de micro-entreprise a largement simplifié les démarches administratives des indépendants, la gestion des factures demeure une obligation dont chaque freelance doit s’acquitter à la fin de chaque mois ou semestre.

Quelles mentions incontournables doivent comporter ces factures ? Quelles sont les bonnes pratiques et outils pour gérer facilement et efficacement vos factures ? On vous dit tout dans cet article 🙂

Les obligations légales pour la rédaction des factures des freelances

L’obligation légale de produire une facture

En effet, le freelance a pour obligation légale de délivrer à ses clients une facture pour toute vente ou prestation de services effectuée. À ce titre, il doit appliquer l’ensemble des règles de facturation communes à tous les professionnels. Contrairement à d’autres statuts, le bilan comptable n’est pas obligatoire pour les micro-entrepreneurs même s’il demeure important, notamment si vous souhaitez développer votre activité : un bilan comptable sera utile pour obtenir un emprunt par exemple.

Une facture doit obligatoirement être établie en deux exemplaires, un pour chacune des parties prenantes, sur support papier ou électronique. La facture fait office de preuve juridique et doit être conservée pendant au moins 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.

Les mentions obligatoires dans les factures de freelance

Chaque facture doit contenir des mentions obligatoires énoncées ci dessous :

  • Coordonnées du freelance : Cela inclut le nom et le prénom, l’adresse du siège de l’entreprise, le numéro de SIREN ainsi que le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) auquel le freelance est immatriculé. En cas d’activité libérale, il faut indiquer : « Dispensé d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) ».
    Le freelance peut indiquer aussi un numéro de téléphone et une adresse mail mais ces mentions ne sont pas obligatoires.
  • Identité du client : L’identité ou la raison sociale du client ainsi que son adresse complète doivent figurer sur la facture. Si vous avez recruté un alternant ou un stagiaire pour vous épauler, c’est bien votre nom qui doit apparaître sur la facture, même si votre collaborateur a réalisé la prestation de service.
  • Numéro de la facture : Chaque facture doit être numérotée de manière chronologique.
  • Date d’émission de la facture : Il s’agit de la date à laquelle la facture est envoyée.
  • Désignation du produit ou de la prestation de services : À chaque ligne correspond un produit, en indiquant la quantité, le prix unitaire, la référence, l’intitulé et toutes les caractéristiques qui peuvent avoir une influence sur le prix.
  • Le prix à payer : Le montant total HT de la facture doit être indiqué.
  • Mention de la franchise de TVA si le freelance est auto-entrepreneur : En effet l’auto-entrepreneur (micro-entreprise) ne facture pas de TVA. Par conséquent il doit faire figurer sur sa facture la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
  • Réductions : Les réductions de prix (rabais, remises…) doivent être indiquées par ligne de produits concernés. Les réductions de prix qui ne peuvent être rattachées à un produit particulier doivent aussi être précisées.
  • Date de livraison : La facture doit mentionner la date à laquelle est effectuée la livraison des biens ou de la prestation de services, si cette date est différente de la date d’émission de la facture.
  • Date limite de paiement : Sur chaque facture, le freelance doit indiquer de manière précise la date limite de paiement (la mention « paiement comptant à réception de la facture » est tolérée).
  • Pénalités de retard : Le freelance notifie aussi le taux des pénalités de retard appliqué en cas de retard de paiement. Sans indication, c’est le taux légal en vigueur qui s’applique.
  • Les frais de recouvrement : La loi impose de mentionner que des frais de recouvrement s’appliquent automatiquement en cas de retard de paiement par un client professionnel. Le montant de ces frais est fixé par décret et il est actuellement de 40€. Sur chaque facture doit donc figurer la mention suivante : « En cas de retard de paiement, indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40,00 € ». Attention, cette mention ne s’applique pas auprès des clients particuliers.
  • Conditions d’escompte : La facture mentionne également le taux de réduction que le freelance applique en cas de paiement anticipé. S’il n’en propose pas d’escompte, la mention « Pas d’escompte pour règlement anticipé » figurera sur la facture.
  • Mention de l’assurance : Cette mention concerne les artisans ou les micro-entrepreneurs ayant une activité artisanale, pour lesquels une assurance professionnelle est obligatoire.

L’enjeu de la TVA pour les freelances

Travailler en freelance signifie également bénéficier d’une franchise sur la TVA, jusqu’à un certain seuil en fonction de votre activité.. Sous ce régime d’imposition, vous devez facturer vos clients sans appliquer de TVA sur le montant hors taxes et les factures émises doivent comporter la mention suivante : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

Si vous êtes en franchise en base de TVA, vous pouvez devenir assujetti à la TVA soit volontairement, en cas d’option pour le paiement de la TVA, soit suite au dépassement des seuils du régime de la franchise en base de TVA.

Les bonnes pratiques en matière de facturation pour les freelances

Choisir un modèle de facture et s’y tenir

Pour commencer à facturer rapidement, vous devez choisir le modèle qui vous convient le mieux. La première étape consiste à décider quel type de logiciel vous souhaitez utiliser. Il existe de très bons templates Word et Excel ou une variété de différents types de logiciels de facturation (voir ci-dessous pour des logiciels adaptés aux freelances). Si vous préférez Word ou Excel pour créer des factures, vous pouvez trouver de nombreux modèles de factures sur internet.

L’utilisation d’un logiciel de facturation présente plusieurs avantages. Ce dernier comprend une sélection de modèles professionnels que vous pouvez remplir directement avec vos informations. Par ailleurs, la majorité d’entre eux sont basés sur le cloud, ce qui signifie que vos données ne seront jamais perdues même si votre ordinateur tombe en panne.

Personnaliser ses factures

Les factures doivent contenir des informations légales, mais elles ne doivent pas forcément être similaires et sans intérêt ! Pensez à personnaliser votre modèle de facture pour mettre en valeur votre expertise, cela permet également de montrer votre professionnalisme.

L’inclusion d’un logo, d’images et d’une palette de couleurs unique sur vos factures vous démarquera de vos concurrents et rendra votre entreprise plus reconnaissable et professionnelle.

Les outils pour gérer efficacement ses factures quand on est freelance

Vous utilisez probablement déjà un outil pour orchestrer votre stratégie d’acquisition cross canal pour votre prospection, un autre pour vos emailings ou encore pour suivre la progression de vos projets. Pourquoi ne pas également vous simplifier la vie en ce qui concerne la facturation ?

Le gouvernement pousse depuis plusieurs années pour la digitalisation des factures, et en conséquence un myriade d’outils de facturation en ligne se sont créés.

Citons par exemple Facture.net, un outil gratuit beaucoup utilisé par les développeurs freelances (il a été développé par l’équipe de codeur.com), ou Quickbooks, l’outil de facturation venu des États-Unis et déjà leader sur le marché des PMEs.