A la fin de chaque exercice annuel, les sociétés commerciales doivent déposer leurs comptes sociaux annuels au greffe du tribunal de commerce.
L’exercice annuel comptable est une période déterminée par le chef d’entreprise lors du début de son activité, au cours de laquelle l’ensemble des opérations économiques est réalisé.
La plupart des sociétés dites “commerciales” sont concernées par la procédure d’approbation et de dépôt des comptes annuels. Bien que cette procédure soit obligatoire une possibilité de confidentialité des comptes annuels est désormais possible pour certaines entreprises sous réserve de respecter certaines conditions.
L’objectif de cette procédure est de garantir la transparence économique de l’activité d’une entreprise.
La procédure d’approbation des comptes annuels est parfois supposée ne s’appliquer qu’aux grandes entreprises, en réalité les travailleurs indépendants selon leur structure juridique, sont également soumis à cette obligation.
Qu’est-ce que la procédure d’approbation des comptes annuels et qui est concerné ? Le point sur une obligation légale à respecter sous peine de sanctions.
Êtes-vous concernés par la procédure d’approbation des comptes annuels ?
Les structures juridiques soumises à la procédure
Le dépôt des comptes annuels est obligatoire pour :
- les sociétés anonymes (SA, SAS, SASU, SCA) ;
- les sociétés à responsabilité limitée (SARL, EURL) ;
- les sociétés en nom collectif (SNC) dont les associés sont des SARL ou des SA ;
- les sociétés d’exercice libéral (SELAS, SELURL, SELASU) ;
- les coopératives agricoles ou unions coopératives agricoles dont le chiffre d’affaires est supérieur à 75 000 euros ;
- et les EIRL.
(articles L232-21 à L232-26 Code de commerce)
Les structures exclues de la procédure
Les entrepreneurs individuels tels que les commerçants, artisans, profession libérale ou micro-entrepreneurs sont exclus de l’obligation d’approbation et dépôt des comptes annuels.
Cependant, la structure juridique EIRL qui est une entreprise individuelle fait exception à cette exclusion. En effet, l’EIRL doit déposer les comptes annuels auprès du registre où a été déposée la déclaration du patrimoine d’affectation (le patrimoine d’affectation constitue l’ensemble des biens nécessaires à l’exercice de l’activité. La déclaration de ce patrimoine permet de le distinguer du patrimoine personnel. Ce dernier étant protégé en cas de difficultés de l’entreprise)
Comprendre la procédure d’approbation et de dépôt des comptes : EURL et SASU
Les freelances indépendants ayant opté pour l’EURL ou la SASU comme forme juridique sont soumis à l’obligation de la procédure d’approbation et de dépôt des comptes.
Rappelons que l’EURL est une SARL avec un seul associé. La SASU est une SAS avec un seul associé. On dit qu’il existe un “ associé unique ” dans ces structures juridiques.
La procédure d’approbation des comptes permet au travailleur indépendant de communiquer sur l’état de santé de l’entreprise auprès des tiers et de garantir la transparence économique de son activité. Toute infraction à l’obligation de déposer ses comptes peut être sanctionnée d’une amende de 1 500 euros.
La procédure porte sur un exercice social dont les dates de début et de fin sont choisies par le chef d’entreprise. C’est donc un cycle d’activité de l’entreprise résumant les résultats et les performances de cette dernière.
La procédure se décompose en 2 étapes :
- l’approbation des comptes
- le dépôt.
Approuver les comptes annuels dans un délai de 6 mois après la clôture de l’exercice
Concrètement, les comptes annuels de la société (EURL ou SASU) doivent être approuvés dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice social (articles R123-111 et R123-111-1 Code de commerce).
Généralement, l’exercice social choisi par le freelance ou le travailleur indépendant est calqué sur l’année civile et s’étend du 1er janvier au 31 décembre.
Autrement dit, l’ensemble des opérations économiques de l’entreprise sont comptabilisées à compter du 1 janvier jusqu’au 31 décembre de la même année.
Dans ce cas, l’approbation des comptes peut être effectuée dans les 6 mois suivant la clôture c’est-à-dire le 30 juin de l’année suivante.
Si la majorité des sociétés choisissent souvent cette période pour leur exercice social, certaines activités professionnelles ont intérêt à adapter l’exercice social à la nature de leur activité. Certaines activités saisonnières auront par exemple un exercice social se situant entre le 1 avril et le 31 mars de l’année suivante.
Dans ce cas, l’approbation des comptes doit être réalisée dans les 6 mois après la clôture, soit jusqu’au 30 septembre suivant.
Il appartiendra donc à l’associé unique d’approuver les comptes annuels durant les 6 mois suivant la clôture de l’exercice social.
Attention cependant, car l’EURL ou la SASU d’un travailleur indépendant ou d’un freelance peut être gérée par un tiers. En effet, cette possibilité est prévue dans les statuts de la société lors de sa création.
Aussi, une EURL peut être gérée par une tierce personne en qualité de gérant de même que la SASU peut être présidée par une tierce personne en qualité de président ; si telle est la volonté des parties.
Dans ce cas la procédure est légèrement modifiée puisque c’est à la tierce personne d’accomplir les formalités relatives à l’approbation des comptes annuels.
Le gérant/président devra convoquer l’associé unique (le freelance/indépendant) afin de réaliser l’approbation des comptes lors d’une séance d’approbation qui donnera lieu à l’établissement d’un procès verbal.
Déposer les comptes annuels
Suite à la phase d’approbation des comptes annuels de l‘EURL ou de la SASU, il faut les déposer au greffe du tribunal de commerce accompagnés de documents précis à savoir :
- Le bilan ;
- Le compte de résultat ;
- Les annexes ;
- Le rapport du commissaire aux comptes le cas échéant ;
- La proposition et la résolution d’affectation du résultat de l’exercice.
Le dossier de dépôt devra toujours être accompagné d’un chèque à l’ordre du greffe du tribunal de commerce dont le montant est mis à jour chaque nouvelle année (https://www.infogreffe.fr/).
La protection des informations de l’entreprise : l’option de confidentialité des comptes
Certaines entreprises préfèrent que leurs comptes annuels restent confidentiels pour diverses raisons : être discret face à la concurrence, ne pas communiquer sur une baisse de chiffre d’affaires temporaire pour ne pas perdre en crédibilité auprès des clients ou/investisseurs etc.
L’option de confidentialité permet de garder confidentiel un certain nombre de données chiffrées propres à l’entreprise et à son bilan annuel. Ainsi, il est possible de demander que les comptes annuels (ou uniquement le compte de résultat dans certains cas), déposés au greffe du tribunal de commerce, ne soient pas rendus publics. Cette option de confidentialité est cependant conditionnée par les critères suivants :
La société ne doit pas dépasser au moins 2 des 3 critères suivants :
- total de bilan de 4 millions d’euros ;
- chiffre d’affaires net de moins de 8 millions d’euros ;
- moins de 50 salariés.
(articles A123-61 à A123-62 Code de commerce)
Enfin, concernant les entreprises ayant clos leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et le 10 août 2020, l’ordonnance du 25 mars 2020 (n°2020-318 portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents ) a prévu une prolongation de 3 mois pour l’approbation des comptes annuels et la convocation de l’assemblée générale afin de tenir compte de l’impact de la crise sanitaire dû au Covid-19.
De même, une prolongation de 2 mois à compter de la clôture des comptes annuels ou semestres a été prévue afin de permettre la production des documents comptables par les entreprises.
Textes de références :
- articles L232-21 à L232-26 Code de commerce
- Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents
- articles A123-61 à A123-62 Code de commerce
- articles R123-111 et R123-111-1 Code de commerce
