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Comment faire le bilan d’un projet avec un client ?

faire le bilan d un projet avec client

La semaine dernière, dans la Minute du Freelance, j’ai parlé de l’importance de faire un bilan d’un projet avec ses clients. En faisant ce bilan, l’idée est de recueillir des feedbacks de vos clients, de leur en donner, et ainsi d’apprendre pour s’améliorer et construire votre prochaine mission sur de meilleures bases avec ce client ou bien un autre.

Stéphanie, alias una idea sur le blog, avait commenté la Minute en disant que justement, elle allait avoir un bilan avec un de ses clients. Stéphanie est freelance et organise pour les entreprises des séminaires de prise de décision, des projets de transformation,…

Je lui ai donc demandé de nous donner un retour, que voici, sous la forme d’un billet en deux parties : dans la première partie, la préparation de la réunion de bilan et, demain, nous verrons que dire et quoi faire pendant ce rendez-vous.


PRÉPARER LE RENDEZ-VOUS

Contexte : organisation de plusieurs séminaires au sein d’une association pour définir les axes stratégiques et les actions à mettre en œuvre.

En résumé : mon rendez-vous d’hier m’a permis de finir la mission en étant au clair et en ayant eu des échanges sincères avec mes interlocuteurs. Et de comprendre qu’il y aurait peut-être d’autres perspectives de travail ensemble…

Voici quelques idées qui me viennent après réflexion pour préparer et tirer au mieux parti ce type de rendez-vous. Bien sûr, en fonction du type de mission, et de votre niveau d’intimité avec le client, de vos pratiques…. C’est à adapter !

1) Programmer le rendez-vous de bilan

a.      Dire qu’il s’agit d’un rendez-vous pour faire le point sur la mission
b.      Si vous rencontrez des réticences de la part de votre client (pas de temps, pas utile…) expliquez-lui que c’est important pour vous d’avoir un retour sur le travail effectué
c.      Si vous avez eu plusieurs interlocuteurs clés, vous pouvez les voir séparément ou ensemble (à vous de juger en fonction du contexte)
d.      Laissez passer un peu de temps (mais pas trop !) entre la fin de votre mission et le bilan, pour avoir plus de recul
e.      Quand vous programmez votre rendez-vous, donnez-vous le temps suffisant pour être détendu et ne pas courir entre 2 rendez-vous (ex : j’avais programmé mon rendez-vous à 15h45 et rien prévu ensuite)

2) Prévenir tous vos contacts impliqués dans le projet et faire le tour des popottes

Si vous avez travaillé avec plusieurs personnes sur votre projet, c’est aussi l’occasion de les voir et de recueillir leurs impressions sur le projet. Exemple : je serai tel jour dans vos locaux pour faire un bilan, si vous êtes présents ce jour-là, cela me ferait plaisir d’échanger quelques mots avec vous sur le projet mené

3) Imaginer et noter le déroulement de votre rendez-vous

L’idée, c’est d’être clair sur vos intentions et vos attentes. Par exemple, voici ce que j’ai griffonné sur mon cahier avant le rendez-vous :

Rappel de l’objectif du rendez-vous : bilan de la mission
a.      Quel est votre sentiment par rapport au travail effectué ?
b.      Qu’est-ce que vous en retirez de positif ?
c.      Après coup, auriez-vous fait des choses différemment ?

Aujourd’hui :
d.      Où en êtes-vous aujourd’hui ?
e.      Comment cela se passe pour les équipes ?
f.       Comment vous envisagez la suite ?
g.      Tous les messages positifs que je souhaite transmettre à mes clients pour cette expérience.

La réunion elle-même.

1)     Prenez des notes

Cela pourra être utile si vous avez à traiter une mission similaire ou si vous avez envie de vous remémorer les temps fort de ce projet. Cela fait toujours plaisir de relire les points positifs lors d’une phase de doute ! Et les points à développer sont à considérer comme des points de vigilance à garder en tête.

2)      Ecoutez

Dans ces moments, les personnes peuvent se livrer plus facilement, il y a moins d’enjeux de part de d’autres.

3)      Dîtes ce qui est important pour vous

Partagez votre vécu et vos perceptions sur cette mission. Le client vous demandera souvent votre avis, mais s’il ne le fait pas, n’hésitez pas à parler car ce bilan est aussi le vôtre.

4)      La fin du rendez-vous

Le fait de marquer la fin d’une étape, ouvre du coup de nouvelles possibilités, on devient en mesure de « passer à autre chose ».

Finissez le rendez-vous sur une note positive si possible.

Annoncez la suite : un déjeuner à l’occasion, un coup de fil pour prendre des nouvelles, un prochain rendez-vous… L’idée est de montrer comment vous souhaitez (si vous en avez envie !) que la relation se poursuive. Dans mon cas, je leur ai offert un petit cadeau symbolique en guise de clin d’œil.

Voilà quelques idées non exhaustives !

Et vous, comment faîtes-vous ? Appréciez-vous ce type de rendez-vous ?

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