Les freelances qui démarrent leur carrière attendent avec impatience le jour où leur agenda débordera de deadlines pour les projets en cours. Néanmoins, s’ils ne font pas preuve d’un minimum d’organisation dans leur planning, leur carrière pourrait prendre fin avant même d’avoir commencé !
Problème : des outils de priorisation médiocres
Alors qu’ils travaillent sur des tableurs sophistiqués, avec un cahier des charges complexe, des projets graphiques d’envergure, les freelances ont tendance à sous-estimer le temps nécessaire au bon déroulement d’une mission. Mais surtout, les projets ayant un délai de réalisation plus long que la moyenne sont souvent laissés en sommeil pour faire de la place à de nouvelles missions. Même si cela semble relativement anodin, cette habitude peut avoir des conséquences désastreuses. Si vous acceptez tous les projets qui ont des délais plus que suffisants et continuez néanmoins à accepter de nouvelles missions à plus court terme, vous allez rapidement vous retrouver avec des deadlines et des plannings qui se chevauchent. Si un freelance continue d’agir ainsi, (peut-être en pensant naïvement que la deadline approchant, son planning va miraculeusement s’alléger), il va rapidement découvrir le vrai visage de ses clients !
Voilà pourquoi il est primordial d’adopter la loi du « premier entré, premier sorti ». C’est une loi comptable s’appliquant à la gestion des stocks et qui signifie que les produits doivent être vendus dans leur ordre d’entrée en stock. De la même manière, les freelances devraient travailler en priorité sur le premier projet entré. Cela signifie-t-il qu’il ne faut pas accepter de missions à court terme ? La réponse est : ça dépend. Ça dépend de la taille du projet, de la demande du client, de l’état d’avancement de vos autres projets en cours, mais également du coût de la prestation car il vous faudra certainement faire des heures supplémentaires. Si un freelance peut se permettre d’accepter un nouveau projet, même urgent, sans pour autant compromettre le bon déroulement des autres missions, alors il ne doit pas hésiter à accepter. Mais assurez-vous toujours de pouvoir tenir vos délais sur vos précédents engagements avant d’accepter une nouvelle offre, cela vous permettra d’éviter d’accumuler le travail en retard.
Bref, notre conseil est que les freelances doivent s’imposer eux-mêmes la règle du premier entré, premier sort. Accepter ou non une mission en « extra » reste à l’appréciation de chacun.
Pour vous aider à vous organiser, n’hésitez pas à vous appuyer sur des logiciels tels que Evernote, Trello ou encore Asana.
Evernote vous permet de capturer des informations sous diverses formes (mémo vocal, post-it, photo, page web…) et de les organiser en carnets.
Asana est un espace de travail en ligne. Grâce à cette appli vous pouvez planifier et gérer vos projets sans emails.
Trello est également un outil de gestion de projet en ligne qui vous permet d’organiser vos projets en planches. Les tâches listées sur ces planches peuvent être déplacées et assignées aux utilisateurs.
